ERP物料信息編碼體系的研究與實踐

在當(dāng)今信息化的時代，市場競爭首先是信息資源的競爭。為了適應(yīng)市場環(huán)境的需要，快速、準(zhǔn)確、動態(tài)地了解和管理生產(chǎn)過程中的的運(yùn)作狀況，進(jìn)一步提高企業(yè)管理水平和工作效率，提升企業(yè)的綜合實力，企業(yè)信息化建設(shè)是一條必由之路和有效途徑。

實施企業(yè)信息化建設(shè)，一個必要的前提和首要的任務(wù)就是對企業(yè)管理信息進(jìn)行分類與編碼，它將直接關(guān)系到企業(yè)信息系統(tǒng)平臺的運(yùn)行質(zhì)量和管理工作的狀態(tài)與效率。因此建立科學(xué)合理的信息編碼體系是企業(yè)實施信息化建設(shè)開發(fā)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和各項信息管理的一項最重要的基礎(chǔ)工作和依據(jù)。

建立企業(yè)編碼體系及信息編碼工作是一項復(fù)雜系統(tǒng)的基礎(chǔ)工程，涉及到企業(yè)各項業(yè)務(wù)、各種專業(yè)。既要符合企業(yè)的特點和實際，又要考慮到企業(yè)今后的發(fā)展和擴(kuò)充;既要強(qiáng)調(diào)信息編碼的規(guī)范化，又要方便操作。因此在建立信息編碼體系的具體實施中必須貫徹“統(tǒng)一制定、循序漸進(jìn)、分批實施、逐步完善”的原則。筆者在壓力容器制造企業(yè)實施ERP的過程中就建立物料信息編碼體系進(jìn)行了認(rèn)真地研究和實踐，取得了較好的實效。

一、建立ERP物料信息編碼體系的重要性

建立物料編碼體系是企業(yè)實施企業(yè)信息化建設(shè)平臺應(yīng)用ERP的首要步驟，它是信息管理基礎(chǔ)工作中必不可少的重要環(huán)節(jié)。物料代碼是ERP系統(tǒng)最基本的信息單元，它是檢索、處理信息數(shù)據(jù)的依據(jù)，物料代碼一旦輸入系統(tǒng)確定發(fā)生業(yè)務(wù)后，一般不允許修改和刪除，它將關(guān)聯(lián)設(shè)計、技術(shù)、計劃、生產(chǎn)、銷售、庫存、采購、財務(wù)、成本、質(zhì)量等信息形成系統(tǒng)的初始基礎(chǔ)數(shù)據(jù)記錄并貫穿在整個管理流程中。

企業(yè)物料信息編碼的系統(tǒng)性以及代碼結(jié)構(gòu)的合理性與信息表達(dá)的豐滿程度(包容性)將對ERP系統(tǒng)的運(yùn)行效率和生命周期起到關(guān)鍵性的重要作用，因此企業(yè)必須下大力氣組織有關(guān)人員，建立本企業(yè)的物料代碼體系。

二、編制物料代碼必須具備以下基本特征

㈠唯一性

指一條物料代碼只能代表一個指定的物料，即某一個物料只能找到一條相對應(yīng)的物料代碼，而絕無數(shù)條物料代碼;同理，一條物料代碼也絕無數(shù)項信息。因此，物料代碼的唯一性是編碼中最根本的特性和必須嚴(yán)格遵守的基本原則。確保物料代碼唯一性的主要措施是對編碼對象的特征進(jìn)行樹形結(jié)構(gòu)化的分析歸納及排序分類并采取一定的技術(shù)措施首先做到編碼對象的唯一性。

㈡可讀性

編碼的目的是為了便于對信息進(jìn)行快速地檢索、查詢、分類、匯總等處理操作。物料代碼設(shè)計應(yīng)力求簡單明了，容易識別，方便記憶，減少錯誤概率，提高操作的效率。因此物料代碼應(yīng)選擇易于記憶的字母、符號或數(shù)字，賦予暗示及聯(lián)想性。信息的分類和排序應(yīng)當(dāng)按照信息的分類特征，采用樹形結(jié)構(gòu)模式組織信息陣矩，充分運(yùn)用電腦快捷自動的邏輯處理功能完成物料代碼的操作，使物料代碼具備良好的可讀性。

㈢穩(wěn)定性

穩(wěn)定性是指信息代碼一旦分配，只要信息的基本特征沒有發(fā)生變化，就應(yīng)保持不變。例如：同一項目的名稱、同一工藝的位號、同一設(shè)備的名稱、同一材料的型號規(guī)格都必須采用相同的標(biāo)識代碼并保持穩(wěn)定不變。即使該項目停止生產(chǎn)，其標(biāo)識代碼應(yīng)至少在近數(shù)年內(nèi)不能用于其他項目上。另外，即便該項目已不在管理中使用，由于要保存歷史紀(jì)錄，需要在數(shù)據(jù)庫中較長期地保留他的標(biāo)識代碼。在編制物料代碼時所有的信息都應(yīng)當(dāng)按照物料代碼樹結(jié)構(gòu)的形式有序存放，做到編碼集中存檔，始終保持物料代碼的連續(xù)性和完整性。

㈣擴(kuò)展性

物料代碼要考慮到企業(yè)管理組織機(jī)構(gòu)的發(fā)展趨勢以及未來新產(chǎn)品、新材料、新工藝開發(fā)的變化，預(yù)留信息的伸縮延伸余地以有利于物料代碼的逐步擴(kuò)充和不斷完善。

㈤操作性

在ERP程序中所有操作都是通過數(shù)學(xué)邏輯運(yùn)算來實現(xiàn)的，為了避免處理錯誤而發(fā)生死機(jī)現(xiàn)象，物料代碼應(yīng)使用常用的英文字母或數(shù)字字符，盡可能少用或不用漢字及特殊符號(如‘#’、‘-’、‘*’)等。物料代碼良好的可操作性對建立一個和諧的應(yīng)用環(huán)境，確保操作的正確性具有重要的意義;同時對企業(yè)今后實現(xiàn)條形碼管理奠定良好的基礎(chǔ)。

物料代碼的編制過程是一項復(fù)雜嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ�，涉及到企業(yè)管理、制造專業(yè)理論、信息管理系統(tǒng)、計算機(jī)數(shù)據(jù)處理、統(tǒng)籌邏輯等知識。筆者在ERP物料編碼的研究和實施中體會到：編制科學(xué)實用的物料代碼體系必須掌握兩個要點，一是制定行之有效的編碼方案，二是使用科學(xué)合理的編碼方法。有的ERP開發(fā)商常常聲稱自己擁有“物料編碼數(shù)據(jù)庫”可以讓企業(yè)套用現(xiàn)成的代碼體系，實踐證明這種“參照模式”只能起到演示范例的作用并不能代替企業(yè)自身的物料編碼體系，如果這種“參照模式”延用下去對ERP系統(tǒng)的健壯性和生存力都是十分不利的。所以企業(yè)在實施ERP時一定要結(jié)合本企業(yè)的實際全盤考慮精心設(shè)計，把物料代碼的編制視為基礎(chǔ)管理的重中之重，千萬馬虎不得。